01 人事管理的主要工作

人事管理，現(xiàn)在普遍稱為員工關(guān)系管理，簡稱ER（Employee Relationship）。ER的主要工作可以分為：入職管理、合同管理、試用期管理、人事信息管理、人事變更、工時管理、離職管理。

ER承擔(dān)了HR共享服務(wù)中心的大部分工作，有些公司會把薪酬福利的交付工作，甚至招聘都歸入共享服務(wù)中心的范疇，這個只是公司間的差異，無所謂對錯。

下面我們就分別介紹一下這些工作。

02 入職管理

（1）第一次親密接觸

入職管理，英文叫On-Boarding。入職管理在國外出現(xiàn)比較早，大概是由于國外企業(yè)更早地意識到要提升員工體驗，而入職環(huán)節(jié)恰恰是員工跟企業(yè)的第一次”親密接觸“，有助于員工對企業(yè)留下更好的印象。

前些年，國內(nèi)大部分企業(yè)的入職體驗很不好，甚至要看各部門的臉色。究其原因，主要是中國從計劃經(jīng)濟發(fā)展而來，企業(yè)在面對員工時是”管理“心態(tài)，而不是”服務(wù)“心態(tài)。隨著中國的逐步開發(fā)、優(yōu)秀人才越來越稀缺，企業(yè)才意識到需要提升員工的體驗，才能招到、留住優(yōu)秀人才。

（2）入職可不止簽個合同

入職管理的上一道工序是Offer（聘用通知書）。企業(yè)給面試通過的候選人發(fā)送Offer前，會跟候選人約定入職日期。在Offer中會也會通知入職需要攜帶的材料等。

候選人在約定的時間來公司報到入職，HR會做以下幾件事情：

①審核材料，包括身份證、學(xué)歷、學(xué)位等材料，有些公司還會要求提供薪資證明或銀行流水；

②收取上家單位開具的離職證明；

③收集工資卡信息，有的公司會要求候選人辦理制定銀行的銀行卡；

④簽合同和協(xié)議，跟員工簽署勞動合同、保密協(xié)議、競業(yè)協(xié)議等；

⑤采集員工基本信息，將員工信息錄入ERP系統(tǒng)；

⑥新員工培訓(xùn)，講解公司文化、員工手冊、公司規(guī)章制度、常用系統(tǒng)等；

⑦帶領(lǐng)員工熟悉公司環(huán)境；

⑧帶領(lǐng)員工去行政領(lǐng)取辦公電腦、文具；

⑨帶領(lǐng)員工到用人部門，安排工位；

⑩找相應(yīng)部門開通IM、郵箱、以及各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的權(quán)限。

（3）體驗提升和效率優(yōu)化

在此過程中，有些環(huán)節(jié)對員工體驗并不好，比如：

①員工信息采集的時候，員工還要把簡歷如數(shù)寫一遍；

②員工需要提前辦理指定銀行的銀行卡；

③領(lǐng)電腦、裝電腦、開通郵箱、申請權(quán)限，這些工作做完基本第一天都浪費掉了，有些公司可能需要數(shù)天才能完成。

有些環(huán)節(jié)效率很低，比如：

①員工將信息填到系統(tǒng)采集表中，HR需要手工再錄入到ERP系統(tǒng)中；

②需要為不同員工準備不同的合同、協(xié)議，簽署完用章，然后再歸還員工一份；

③行政同學(xué)裝電腦、開通郵箱、申請權(quán)限很有可能需要ERP中的數(shù)據(jù)，所以只能等信息都錄入ERP后才能進行；

④如果每天都有入職員工，每天都需要進行新員工培訓(xùn)。

針對這些可以優(yōu)化的環(huán)節(jié)，有很多公司和HCM產(chǎn)品都做了很多創(chuàng)新，比如提前采集員工信息、提前錄入ERP、電子合同/協(xié)議、帳號和權(quán)限自動開通等等，基本實現(xiàn)了員工”掃一掃、一鍵入職“。系統(tǒng)實現(xiàn)部分我們會在講解系統(tǒng)的部分細講。

03 合同管理

合同管理，簡單來說就是跟員工簽合同。合同是個統(tǒng)稱，包括勞動合同以及所需要的一些協(xié)議，比如保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等。

（1）勞動合同

在員工入職當天，HR需要將制式的勞動合同打印出來，然后填上關(guān)鍵信息，如甲乙方信息、職位、薪酬、試用期等（當然也可以填寫完再打印，手工簽名即可）。勞動合同期限決定著試用期的期限，勞動合同期限三個月以上不滿一年的，試用期不得超過一個月；勞動合同期限一年以上不滿三年的，試用期不得超過二個月；三年以上固定期限和無固定期限的勞動合同，試用期不得超過六個月。所以一般公司會要求簽三年合同，試用期6個月，這樣會有更充足的時間考察員工是否能夠合適。

（2）保密協(xié)議

保密協(xié)議適用于從事一些保密信息的企業(yè)和崗位，比如人力資源部、財務(wù)部的同事可能都會被要求簽署保密協(xié)議。

（3）競業(yè)限制協(xié)議

競業(yè)限制協(xié)議，是勞動合同法賦予企業(yè)的保護商業(yè)機密的一項權(quán)利。企業(yè)可以通過支付一定的經(jīng)濟補償金，要求員工在離職后的一段時間內(nèi)，不得從事與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的工作、不得去有競爭關(guān)系的公司任職。限制時間一般由企業(yè)約定，不超過2年，經(jīng)濟補償金一般是員工工資的50%（貌似各地計算方法方式不一樣）。我見過一些大廠的競業(yè)限制協(xié)議，基本上限制了整個互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)，有點唬人的意思。其實除非是非常核心的崗位，一般企業(yè)不會在你離職的時候啟用競業(yè)限制協(xié)議。而一些稀缺人才，在競業(yè)期也一樣通過特殊的方式到被限制企業(yè)上班。

（4）合同續(xù)簽

合同的簽署在每個員工入職的時候簽署一次，貌似不太麻煩，但是合同續(xù)簽可就是個麻煩事了。我們知道合同如果到期沒有及時續(xù)簽，可能會帶來很大的用工風(fēng)險?？墒?，合同存檔到柜子里面后，找到即將到期的合同是件麻煩事。以前沒有系統(tǒng)的時候，大家都是按照月份將合同歸檔，每月初將這個月要到期的合同通知員工續(xù)簽一次?，F(xiàn)在有些HCM產(chǎn)品會有合同續(xù)簽?zāi)K，將即將到期的合同自動篩選出來，通知員工及時續(xù)簽。

（5）電子合同

在合同管理方面，近兩年來得到大力推廣的電子合同應(yīng)該很快會在人力資源場景里普及。只要企業(yè)能有完整的證據(jù)鏈來證明合同是由員工本人簽署，應(yīng)該不會有很大的法律風(fēng)險。合同電子化之后，管理起來將會更加方便，簽署、查看、續(xù)簽、變更都可以通過移動端輕松完成。